„Gut gewürzt und smart gesteuert“

dataroom PIM und der Workflowmanager bei der Fuchs Gruppe

Vermutlich hat jeder von uns Produkte der Fuchs Gruppe bei sich in der Küche stehen. Der Gewürzhersteller aus dem Teutoburger Wald steckt hinter vielen bekannten Marken, wie beispielsweise dem Marken-Marktführer Ostmann. Hinter diesen zahlreichen einzelnen Produkten steht eine Unmenge an einzelnen dazugehörigen Produktdaten. Damit diese alle reibungslos und vor allem fehlerfrei verwaltet und verarbeitet werden, arbeitet die Fuchs Gruppe mit dataroom.
 
Für die Fuchs Gruppe wurde das dataroom PIM sowie der angeschlossene Workflowmanager eingeführt und in die bestehende IT-Landschaft integriert. Eine zentrale Anforderung dabei war die Schnittstellenanbindung an das SAP-System.

Datenübernahme und Stammdatenverwaltung

Die Anbindung an SAP ermöglicht es, sämtliche Artikelstammdaten und Stücklisten – darunter fertige Produkte, Halbfabrikate, einzelne Verpackungskomponenten wie Deckel oder Etiketten sowie auch Rezepturen – aus SAP in das PIM zu übertragen. Im PIM lassen sich diese Daten systemübergreifend verwalten und anreichern. Neben Basisinformationen wie GTIN, Produktbezeichnung, Gewicht, Haltbarkeitsdaten und Produktionsort werden auch Zusatzdaten wie Zertifikate, Spezifikationen, Lieferantendokumente und Medien (z. B. Bilder, Etiketten, Datenblätter) zentral abgelegt.

Workflowbasierte Datenpflege

Für die Pflege und Vervollständigung von Produktdaten wird der dataroom Workflowmanager genutzt. Im Unterschied zu klassischen Lösungen werden die Workflows direkt auf Artikelebene gestartet. Innerhalb eines Workflows können zusätzliche Daten erfasst werden, die im ursprünglichen SAP-Stammdatenmodell noch nicht gepflegt und verifiziert sind. Nach Abschluss der Freigabeprozesse werden diese neuen oder aktualisierten Informationen automatisiert auf Basis einer Schnittstelle über eine Middleware zurück an SAP überführt. Auf diese Weise werden Lücken in der Stammdatenpflege systematisch geschlossen.

Schnittstellenimplementierung und technische Besondersheiten

Die Implementierung basiert auf modernen JSON-Schnittstellen, sodass ein zuverlässiger und effizienter Datenaustausch zwischen SAP und der Middleware, dem PIM und dem Workflowmanager gewährleistet ist. Der Empfang der Daten von SAP aus an dataroom wird protokolliert und damit auf Fehler überprüft.

Der Workflowmanager bietet außerdem flexible Exportfunktionen: Daten können mithilfe verschiedener Templates an unterschiedliche Zielpunkte und Fremdsysteme übertragen werden. Die Auswahl und Zusammenstellung der zu exportierenden Metadaten kann dabei individuell angepasst werden.
 

Komfortables Gültigkeitsmanagement

Eine E-Mail-Benachrichtigungsfunktion sorgt dafür, dass das Qualitätsmanagement rechtzeitig darüber informiert wird, wenn bei regelmäßig zu erneuernden Dokumenten eine Frist abläuft, beispielsweise bei Zertifikaten oder Lieferantennachweisen. Dieser Reminder unterstützt die User dabei, audit- und lieferbereitschaftsrelevante Dokumente aktuell zu halten.  

Aktuell wird das System von rund 250 Usern aus verschiedenen Unternehmensbereichen genutzt. Vorreiter bei der Nutzung ist das Qualitätsmanagement. Perspektivisch wird das System auch verstärkt in Vertrieb, Marketing, Einkauf und Produktentwicklung eingesetzt. 

Fazit

Mit der Einführung des neuen PIM-Systems und dem Workflowmanager wird die Datenhaltung bei der Fuchs Gruppe transparenter und prozesssicherer gestaltet. Die Integration der Systeme schafft die Grundlage für eine strukturierte, nachvollziehbare und effiziente Verwaltung von Produktstammdaten und Begleitdokumenten in einem komplexen Umfeld der Lebensmittelproduktion.